Vienas ES dalībvalsts iedzīvotajiem, dzīvojot citā ES dalībvalstī, bieži rodas nepieciešamība uzrādīt publisku dokumentu savas mītnesvalsts iestādēm. Šādi publiski dokumenti ir, piemēram, dzimšanas apliecība, kas nepieciešama laulību noslēgšanai, vai dokuments par sodāmības neesamību, kurš nepieciešams, stājoties darbā.
Publisko dokumentu Regulas (Regula 2016/1191), ko piemēro no 2019. gada 16. februāra, mērķis ir samazināt birokrātiju un izmaksas iedzīvotājiem, kad tiem kādā ES dalībvalstī ir jāuzrāda publisks dokuments, kuru izdevusi kāda cita ES dalībvalsts.
Pirms regulas pieņemšanas iedzīvotājiem, kuriem bija jāuzrāda publisks dokuments citā ES dalībvalstī, bija jāiegūst autentiskuma spiedogs (tā sauktais apostille), kas apliecina konkrētā publiskā dokumenta autentiskumu. Tāpat iedzīvotājiem bieži tika prasīts uzrādīt viņu publiskā dokumenta apliecinātu kopiju un apliecinātu tulkojumu.
Pateicoties regulai, tiek izbeigtas vairākas birokrātiskas procedūras.
- Publiski dokumenti (piemēram, dzimšanas apliecība, laulības apliecība, tiesas spriedums) un to apliecinātas kopijas, ko izdevušas kādas ES valsts iestādes, citas ES valsts iestādēm jāpieņem kā autentiskas, un nav nepieciešams autentiskuma spiedogs (tā sauktais apostille).
- Ar regulu atceļ prasību, saskaņā ar kuru iedzīvotājiem vienlaikus ir jāiesniedz viņu publiskā dokumenta oriģināls un tā apliecināta kopija. Ja ES valsts atļauj publiskā dokumenta oriģināla vietā uzrādīt tā apliecinātu kopiju, minētās ES valsts iestādēm ir jāpieņem apliecināta kopija, kas sagatavota tajā ES valstī, kurā izdots publiskais dokuments.
- Ar regulu atceļ prasību, saskaņā ar kuru iedzīvotājiem jāiesniedz viņu publiskā dokumenta tulkojums. Ja publiskais dokuments nav kādā no tās ES dalībvalsts oficiālajām valodām, kura pieprasa dokumentu, iedzīvotāji var lūgt iestādēm izdot daudzvalodu standarta veidlapu, kas ir pieejama visās ES valodās. To var pievienot viņu publiskajam dokumentam, lai izvairītos no tulkošanas prasībām. Ja iedzīvotājs uzrāda publisku dokumentu kopā ar daudzvalodu standarta veidlapu, saņēmēja iestāde publiskā dokumenta tulkojumu var prasīt tikai ārkārtas apstākļos. Tā kā ne visas ES dalībvalstis izdod daudzvalodu standarta veidlapas, šeit iedzīvotāji var pārliecināties, kuras veidlapas tiek izdotas viņu ES valstī.
- Ja saņēmējas ES valsts iestādes pieprasa iedzīvotāja iesniegtā publiskā dokumenta apliecinātu tulkojumu, tām ir jāpieņem apliecināts tulkojums, kas sagatavots jebkurā ES valstī.
Ar regulu arī ievieš aizsardzības pasākumus pret viltus publiskiem dokumentiem: ja saņēmējai iestādei ir pamatotas šaubas par tai uzrādītā publiskā dokumenta autentiskumu, tā varēs pārbaudīt šā dokumenta autentiskumu, ar esošās IT platformas „Iekšējā tirgus informācijas sistēma” (IMI) palīdzību sazinoties ar izdevējiestādi citā ES valstī.
Regula attiecas uz publisko dokumentu autentiskumu, bet neattiecas uz to tiesisko seku atzīšanu citā ES valstī. Publisko dokumentu tiesisko seku atzīšanu joprojām reglamentē tās ES valsts tiesību akti, kurā iedzīvotājs uzrāda dokumentu. Tomēr, piemērojot savus valsts tiesību aktus, ES valstīm ir jāievēro Eiropas Savienības tiesības, tai skaitā Eiropas Savienības Tiesas judikatūra, par iedzīvotāju brīvu pārvietošanos Eiropas Savienībā.
Publiski dokumenti ir dokumenti, ko izdevusi publiska iestāde, piemēram:
- dokumenti, ko izsniegusi tiesa vai tiesas amatpersona;
administratīvi dokumenti;
- notariāli akti;
- oficiāli apliecinājumi, kas ir norādīti uz privātiem dokumentiem;
- diplomātiskie un konsulārie dokumenti.
Regula attiecas uz publiskiem dokumentiem, kas izdoti šādās jomās:
- dzimšanas fakts;
- fakts, ka persona ir dzīva;
- miršanas fakts;
- vārds un uzvārds;
- laulība, tostarp spēja doties laulībā un ģimenes stāvoklis;
- laulības šķiršana, laulāto atšķiršana vai laulības atzīšana par spēkā neesošu;
- reģistrētās partnerattiecības, tostarp spēja stāties reģistrētās partnerattiecībās un reģistrētu partnerattiecību statuss;
- reģistrēto partnerattiecību izbeigšana, reģistrēto partneru atšķiršana vai reģistrēto partnerattiecību atzīšana par spēkā neesošām;
- vecāku statuss;
- adopcija;
- domicils un/vai uzturēšanās vieta;
- valstspiederība;
- sodāmības neesamība;
- tiesības balsot un kandidēt pašvaldību un Eiropas Parlamenta vēlēšanās.
Daudzvalodu standarta veidlapas, ko publiskajam dokumentam pievieno kā tulkošanas palīglīdzekli, var pieprasīt šādās jomās:
- dzimšanas fakts;
- fakts, ka persona ir dzīva;
- miršanas fakts;
- laulība, tostarp spēja doties laulībā un ģimenes stāvoklis;
- reģistrētās partnerattiecības, tostarp spēja stāties reģistrētās partnerattiecībās un reģistrētu partnerattiecību statuss;
- domicils un/vai uzturēšanās vieta;
- sodāmības neesamība.
